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你是否曾在工作中遇到過這樣的困境:
一個項目需要多個部門協(xié)同合作,但溝通起來卻總是困難重重?
明明是很簡單的事情,為什么一到跨部門合作就變得復(fù)雜無比?導(dǎo)致項目進(jìn)展緩慢,甚至功虧一簣?
是的,跨部門溝通,堪稱職場中的“跨欄比賽”,每一欄都是一次考驗。
但別擔(dān)心,只要掌握了下面的8大要訣,31個絕招,你定能在這場比賽中跑得又快又穩(wěn),讓你在職場中如魚得水,打破溝通壁壘。
建議先收藏起來。
一、利他之心
跨部門溝通的首要原則,就是要有利他之心。只有站在對方的角度思考問題,才能找到雙方都能接受的解決方案。俗話說,欲取之,必先予之。
1. 關(guān)注利益點
不是簡單地說“你要什么”,而是深入地去了解他們真正關(guān)心的是什么,背后的動機(jī)又是什么。這樣,你的提議才能直擊要害。因此,在溝通之前,要先了解對方的需求和利益點,確保自己的提議能夠滿足對方的需求。
2. 拉足儀式感
重要時刻,不妨來點特別的。一封正式的郵件、一次隆重的會議邀請,都能讓對方感受到你的尊重和重視。因此,需要對方支持時,可以通過一些有儀式感的做法來提升溝通的正式度和效果,比如正式的會議邀請、精心的會場布置等。
3. 為對方邀功
別吝嗇你的掌聲和贊美。當(dāng)對方取得成績時,不妨在適當(dāng)?shù)膱龊希绕涫穷I(lǐng)導(dǎo)面前為其邀功,大張旗鼓地為他們喝彩,這樣可以增進(jìn)彼此的好感和信任。
二、功夫在詩外
跨部門溝通的難點往往是不了解對方的業(yè)務(wù),熟悉自己的業(yè)務(wù)不算本事,熟練掌握對方的業(yè)務(wù)才是厲害。同時,有效的跨部門溝通,往往需要在正式溝通之外下功夫。通過非正式渠道建立聯(lián)系和信任,有助于在正式場合達(dá)成共識。
1. 了解對方的行話
了解其他部門的動態(tài)、術(shù)語和行話,以便在溝通中能夠迅速找到共同話題。這樣,在溝通時你才能輕松切換頻道,與對方同頻共振。
2. 無處不互動
別只等著正式會議才露臉。茶水間、休息區(qū)、甚至是電梯里,都是你與其他部門同事建立聯(lián)系的好地方。利用這些機(jī)會展示自己部門的成果和需求,同時了解其他部門的動態(tài)和訴求。
三、反求諸己
在遇到溝通障礙時,首先要從自身找原因。通過換位思考和理解對方立場,找到問題的癥結(jié)所在。
1. 換位思考
試著從對方的角度看問題,你會發(fā)現(xiàn)原來自己的表達(dá)方式、態(tài)度或時機(jī)可能都有待調(diào)整。因此,要反思自己的表達(dá)方式和語氣是否得當(dāng),是否容易引起誤解或反感。
2. 知己知彼
除了了解自己部門的KPI,也要關(guān)心一下其他部門的KPI,及“忙季”和“閑季”。這樣,你就能在合適的時機(jī)提出恰當(dāng)?shù)囊蟆?br />
3. 充值“情感賬戶”
平時就多幫助和支持其他部門,到了關(guān)鍵時刻,這些“情感幣”就能發(fā)揮出意想不到的作用,靠這些交情化解矛盾和問題。
四、客戶價值
將心比心,你想別人支持你,就看你是如何支持別人的。因此,為加強(qiáng)部門協(xié)同,很多公司提倡將同事視為內(nèi)部客戶,以需求為導(dǎo)向為內(nèi)部客戶提供服務(wù)和支持,這有助于提升跨部門溝通的效果和效率。
1. 以需求為導(dǎo)向
同事提出的需求,其實就是你的“訂單”。像對待客戶一樣去滿足他們,你就能贏得他們的信任和尊重。因此,要主動了解同事的需求和期望,提供有針對性的幫助和支持。
2. 主動伸出援手
在他們遇到困難時,及時伸出援手,你就能成為他們眼中的“英雄”。因此,要密切關(guān)注同事的工作動態(tài)和重點任務(wù),以便在關(guān)鍵時刻提供有力的協(xié)助。
3. 推倒“部門墻”
部門間的界限和隔閡,往往是由于信息不對稱和資源不共享造成的。作為溝通高手,你的任務(wù)就是打破這些障礙,讓信息和資源在團(tuán)隊內(nèi)部自由流動。
五、學(xué)會共情
共情是跨部門溝通中的關(guān)鍵能力。通過理解對方的情感和立場,建立深層次的連接和信任。
1. 注重“用戶體驗”:
在溝通中要像產(chǎn)品經(jīng)理一樣注重用戶體驗,關(guān)注對方的感受和反饋,確保信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性和有效性。
2. 關(guān)注情緒影響
情緒化是溝通的大敵。學(xué)會控制自己的情緒表達(dá),接納并理解對方的情緒反應(yīng),你的溝通才能更加理性、平和。因此,要控制自己的情緒表達(dá),接納并理解對方的情緒反應(yīng)。
3. 開誠布公
坦誠是建立信任的基礎(chǔ)。在溝通中,要敢于表達(dá)自己的想法和觀點,同時也要尊重對方的意見和看法。通過開放式的討論和交流,共同尋找最佳解決方案,避免隱瞞或誤導(dǎo)對方。
4. 深度聆聽
別急!讓對方把話說完。傾聽雖然很簡單,但很多人都做得不好。運用3R聆聽模式(接收、反映、重述),確保真正理解對方的意圖和需求。最后,別忘記問一句:還有嗎?
5. 高能提問
說服一個人不是靠闡述觀點,而是提出好問題。問對問題很重要??梢允褂梦磥硎絾栴}和開放式問題來引導(dǎo)對方思考和表達(dá)更多信息。
六、橫向領(lǐng)導(dǎo)
無疑,這是個看人的時代。同樣一件事,不同人去協(xié)調(diào),結(jié)果會不一樣。給面子也好,靠魅力也罷,都需要發(fā)揮橫向領(lǐng)導(dǎo)力,推動不同部門之間的協(xié)作和整合。這就考驗個人的能力水平了。
1. 不打無準(zhǔn)備之仗
清晰闡述自己的需求和期望結(jié)果,同時思考對方可能提出的要求,以及思考你的備選方案是什么。
2. 識別干系人
每個部門都有那么幾個“關(guān)鍵人物”。找到他們,并爭取他們的支持,你的項目就能事半功倍。
3. 挖掘可能障礙
預(yù)見潛在的問題和困難,并提前與對方溝通解決方案。
4. 達(dá)成共識
遵循CRIB法則(承諾尋找共同目標(biāo)、識別策略背后目的、創(chuàng)建一個共同目標(biāo)、頭腦風(fēng)暴尋找新的方法),確保雙方對方案有共同的理解和認(rèn)可。
5. 約法三章
明確雙方的責(zé)任和義務(wù),簽訂君子協(xié)定以確保合作的順利進(jìn)行。
七、步步為營
跨部門溝通需要耐心和策略。通過逐步推進(jìn)和靈活應(yīng)對不同反應(yīng)來確保目標(biāo)的最終實現(xiàn)。
1. 面對認(rèn)同,要求承諾
當(dāng)對方認(rèn)同我們的觀點或方案時,要及時要求對方給予承諾和支持,明確責(zé)任和時間節(jié)點,以確保后續(xù)執(zhí)行到位;
2. 面對疑問,討論完善
當(dāng)對方對我們的提議存在疑問時,要耐心解釋并討論完善方案。針對對方提出的疑問進(jìn)行充分溝通并調(diào)整方案;
3. 面對漠視,了解需求
當(dāng)對方對我們的提議漠不關(guān)心時,要主動了解對方的需求和關(guān)注點,尋找合作契機(jī)。探究對方漠視的原因并挖掘其潛在需求;
4. 面對反對,探究說服
當(dāng)對方反對我們的提議時,要探究原因并嘗試說服對方。深入了解對方的反對理由并嘗試用事實和數(shù)據(jù)說服對方。
八、專業(yè)打動
最后一個要訣是積極主動,即要主動出擊而不是被動等待。在跨部門溝通中要展現(xiàn)出積極主動的態(tài)度和行動力以推動事情的進(jìn)展。
1. 有溫度地面談
走到對方工位當(dāng)面談。這種“近身戰(zhàn)術(shù)”不僅能讓你更直觀地了解他們的工作狀態(tài)和心情,還能拉近彼此的距離,增強(qiáng)親切感和信任度。當(dāng)然,別忘了保持微笑和熱情哦!
2. 有力度地追蹤
在跨部門合作中,進(jìn)度追蹤是必不可少的環(huán)節(jié)。但過度催促只會讓對方感到厭煩和壓力山大。因此,在追蹤進(jìn)度時,要掌握好節(jié)奏和力度。定期了解進(jìn)度情況,及時給予反饋和建議,但不要像“催命鬼”一樣讓對方無法喘息。同時,也要理解對方的實際困難和挑戰(zhàn),給予必要的支持和幫助。
3. 有準(zhǔn)度地反饋
及時反饋是跨部門溝通中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。只有確保信息的準(zhǔn)確性和時效性,才能打破信息孤島現(xiàn)象,讓團(tuán)隊成員共同掌握項目進(jìn)展情況和存在問題。
因此,在反饋時,要確保信息的真實性和準(zhǔn)確性,同時也要注重信息的及時性和完整性。通過有效的信息反饋機(jī)制,讓團(tuán)隊成員能夠及時獲取所需信息,共同推動項目的順利進(jìn)行。
4. 有高度地協(xié)作
在溝通中要保持冷靜和理性,切忌吵架或情緒化表達(dá),讓門檻越來越高。保持平和的心態(tài)避免爭吵升級影響合作關(guān)系;
5. 有風(fēng)度地處理
在遇到問題時,要先嘗試自主解決而不是萬事找領(lǐng)導(dǎo),要展現(xiàn)自己的能力和擔(dān)當(dāng)。當(dāng)然,如果真的遇到了無法解決的問題或需要領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的資源,也要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報并請求支持。
但請記住,找領(lǐng)導(dǎo)不是目的,解決問題才是關(guān)鍵。因此,在找領(lǐng)導(dǎo)之前,請確保你已經(jīng)做了充分的思考和準(zhǔn)備。
切記,別抱怨,否則,就會變成人家眼里的“打小報告”。
寫在最后:
記住,溝通的目的是為了達(dá)成共識和協(xié)作,而不是為了爭辯和輸贏。所以,在溝通中請保持平和、理性和開放的心態(tài),
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