開會的順序，這樣安排最科學(xué)！
我們得承認(rèn)，有些會議就像催眠曲，讓人昏昏欲睡；但有些會議卻像打了雞血，讓人精神煥發(fā)，收獲滿滿。
為什么？因為開會是個技術(shù)活，領(lǐng)導(dǎo)者要是沒兩把刷子，這會議恐怕就得成了“低效率”和“斗志殺手”的代名詞。
這其中的差別，關(guān)鍵在于會議的組織者和主持者是否掌握了開會的“訣竅”，尤其是表達的順序。
一、跟下屬開會的正確順序
那些目標(biāo)模糊、議題散漫的會議，咱們都見識過吧？討論得熱火朝天，最后卻啥也沒解決。這種會議，簡直就是時間和精力的“黑洞”。
所以，領(lǐng)導(dǎo)者得牢記開會的正確順序，別讓會議成了無頭蒼蠅。
1.先談目標(biāo)——到底要干啥？
會議一開始，就得明確目標(biāo)。這目標(biāo)得具體、可衡量，別整那些籠統(tǒng)、模糊的。比如你說“提升銷售額”，那得具體到提升多少，怎么提升。這樣大家才能有個明確的方向，知道勁兒該往哪兒使。
然而，在現(xiàn)實中，很多領(lǐng)導(dǎo)者卻忽視了這一點。他們往往急于展開討論，卻忽略了明確目標(biāo)的重要性。結(jié)果導(dǎo)致會議效率低下，甚至無果而終。
2.再談現(xiàn)狀——問題出在哪兒？
目標(biāo)明確了，接下來就得分析現(xiàn)狀。這一步得客觀、全面，把問題挖個底朝天。別怕揭短，更別主觀臆斷。讓團隊成員都來說說自己的看法，把問題攤開了講，這樣才能找到病根兒。
然而，在現(xiàn)實中，很多領(lǐng)導(dǎo)者卻常常在這一步上栽跟頭。他們要么對問題輕描淡寫、避重就輕；要么主觀臆斷、情緒化表達。這樣的做法不僅無法解決問題，反而會引發(fā)更多的矛盾和紛爭。
3.商討方案——咋解決這問題？
問題找到了，那就得想辦法解決。這時候，領(lǐng)導(dǎo)者得鼓勵團隊成員積極發(fā)言，提出建設(shè)性意見。別自己一個人唱獨角戲，更別讓下屬們爭吵不休。得引導(dǎo)大家從多個角度思考問題，集思廣益，找出最佳解決方案。
然而，在現(xiàn)實中，很多領(lǐng)導(dǎo)者卻常常在這一環(huán)節(jié)上“卡殼”。他們要么自己包辦一切、不聽取下屬的意見；要么任由下屬爭論不休、無法達成共識。這樣的做法不僅無法解決問題，反而會打擊團隊的士氣和信心。
4.確認(rèn)落實——誰來做，怎么做，何時完成
最后一步，也是至關(guān)重要的一步，就是確認(rèn)落實。會議結(jié)束了，得明確責(zé)任人、任務(wù)分工和時間節(jié)點。這樣大家才能心里有數(shù)，知道接下來該干啥。還得建立有效的監(jiān)督機制，確保各項決議能夠按時、按質(zhì)完成。不然的話，會議開得再好也白搭。
然而，在現(xiàn)實中，很多領(lǐng)導(dǎo)者卻常常忽視了這一點。他們要么對決議執(zhí)行不力、缺乏有效監(jiān)督；要么對任務(wù)分工不明確、導(dǎo)致相互推諉扯皮。
二、和上級開會的順序
跟上級開會，很多下屬心里都犯怵。怕表現(xiàn)不好，怕挨批。其實啊，這種心態(tài)大可不必。跟上級開會，關(guān)鍵是得冷靜、客觀，按照正確的順序來。
1.先說問題——遇到啥困難了？
跟上級開會時，首先得簡明扼要地陳述當(dāng)前遇到的問題。這些問題得是經(jīng)過深思熟慮和充分準(zhǔn)備的，能夠直接反映工作中的實際困難。同時還得分析問題的本質(zhì)和原因，讓上級能夠全面了解情況。這樣上級才能給你提供有效的指導(dǎo)和幫助。
然而，在現(xiàn)實中，很多下屬卻常常在這一步上“掉鏈子”。他們要么對問題遮遮掩掩、不敢直言；要么夸大其詞、危言聳聽。這樣的做法不僅無法解決問題，反而會讓上級對下屬的能力和態(tài)度產(chǎn)生懷疑。
2.再談影響——會有啥后果？
闡述了問題之后，還得進一步說明這些問題可能對工作進度、團隊士氣或公司業(yè)績等方面造成的具體影響。這樣上級才能更加直觀地感受到問題的緊迫性和重要性，從而更加重視和支持你的工作。
然而，在現(xiàn)實中，很多下屬卻常常忽視了這一點。他們往往只關(guān)注問題本身，而忽略了問題可能帶來的后果和影響。
這樣的做法不僅無法引起上級的重視和支持，反而會讓上級認(rèn)為下屬缺乏全局觀念和責(zé)任心。
3.個人建議——應(yīng)該這么辦
作為下屬，在向上級反映問題的同時，也應(yīng)該提出自己的解決方案。這不僅可以展現(xiàn)你的主動性和責(zé)任感，還能讓上級對你的工作能力和判斷力有更深入的了解。當(dāng)然啦，提出的建議得是經(jīng)過充分思考和論證的哈，得有一定的可行性和可操作性才行。
然而，在現(xiàn)實中，很多下屬卻常常在這一步上“失分”。他們要么沒有自己的主張和見解；要么提出的建議不切實際、難以操作。這樣的做法不僅無法解決問題，反而會讓上級對下屬的能力和態(tài)度產(chǎn)生更大的質(zhì)疑。
4.尋求支持——需要啥幫助和資源？
最后呢，就是得明確說明需要哪些資源、幫助或支持來實現(xiàn)這些方案了。這樣你在得到上級認(rèn)可的同時呢，也能獲得必要的支持和資源保障啦。別自個兒悶頭干哈，得學(xué)會向上級“要資源”。
然而，在現(xiàn)實中，很多下屬卻常常忽視了這一點。他們往往只關(guān)注自己的方案和想法，而忽略了實現(xiàn)這些方案和想法所需要的資源和支持。這樣的做法不僅無法讓方案得到有效實施，反而會讓下屬陷入孤立無援的境地。

三、領(lǐng)導(dǎo)開會的12字口訣
作為領(lǐng)導(dǎo)者，在主持會議時還需牢記12字口訣：我發(fā)現(xiàn)、我建議、我明確、我強調(diào)。這不僅是開會時的指導(dǎo)原則，更是領(lǐng)導(dǎo)智慧的體現(xiàn)。這12句口訣也最好遵循這個基本順序，效果最佳。
1．“我發(fā)現(xiàn)”
即領(lǐng)導(dǎo)者要敏銳地發(fā)現(xiàn)問題，這是領(lǐng)導(dǎo)者的基本職責(zé)之一。只有及時發(fā)現(xiàn)問題，才能迅速采取措施加以解決。
領(lǐng)導(dǎo)者要善于從各種信息中捕捉到問題的苗頭，然后進行深入的分析和研究，找出問題的根源和癥結(jié)所在。
2．“我建議”
這是要求領(lǐng)導(dǎo)者在發(fā)現(xiàn)問題后，不是簡單地指責(zé)和抱怨，而是要積極地提出解決問題的建議。
這些建議應(yīng)該是基于對問題的深入理解和分析，同時結(jié)合團隊和組織的實際情況提出的。建議要具體、可行，能夠直接針對問題的核心和本質(zhì)。
通過提出建議，領(lǐng)導(dǎo)者可以引導(dǎo)團隊成員共同思考問題的解決方案，從而推動工作的進展。
3．“我明確”
這意味著領(lǐng)導(dǎo)者在會議中要明確各項任務(wù)的責(zé)任人、完成時間和考核標(biāo)準(zhǔn)。這是確保會議決議得到有效執(zhí)行的關(guān)鍵。
只有明確了各項任務(wù)的具體要求和標(biāo)準(zhǔn)，才能避免出現(xiàn)推諉扯皮的情況，確保各項工作能夠按時、按質(zhì)完成。
同時，領(lǐng)導(dǎo)者還要對各項任務(wù)的執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。
4．“我強調(diào)”
領(lǐng)導(dǎo)者在會議結(jié)束時，要對會議內(nèi)容的進行總結(jié)和強調(diào)。通過強調(diào)會議的重點和要點，可以加深團隊成員對會議內(nèi)容的理解和記憶。
同時，還可以對會議中達成的共識和決議進行再次確認(rèn)和提醒，確保團隊成員能夠按照要求去執(zhí)行。
此外，領(lǐng)導(dǎo)者還可以通過強調(diào)來增強團隊成員的責(zé)任感和使命感，激發(fā)他們的工作熱情和積極性。

寫在最后：
會議，既是解決問題的場所，也是團隊協(xié)作的舞臺。每一次的召集與討論，都蘊藏著團隊前行的方向與動力。
在這個過程中，我們不僅要關(guān)注會議的形式和流程，更要注重會議的內(nèi)容和效果。我們要以敏銳的眼光發(fā)現(xiàn)問題，以開放的心態(tài)接納建議，以明確的目標(biāo)引領(lǐng)團隊，以堅定的信念強調(diào)執(zhí)行。