一、崗位分析工作內(nèi)容與工作計(jì)劃
    崗位分析是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，開展工作的時(shí)間周期較長(zhǎng)，幾乎所有的部門都要協(xié)調(diào)配合工作，所以建立一套詳盡的崗位分析的工作進(jìn)程與時(shí)間計(jì)劃，實(shí)屬重要。加強(qiáng)整個(gè)崗位分析工作的過程控制，才能保證工作有序的、按時(shí)的、順利進(jìn)行。因此方劍雄以人力資源部為牽頭部門，召集部門經(jīng)理，在總經(jīng)理的協(xié)助下，對(duì)崗位分析有哪些工作內(nèi)容，每項(xiàng)工作內(nèi)容具體由誰(shuí)是責(zé)任人，哪些人參與協(xié)作，什么時(shí)間完成，進(jìn)行了充分討論，取得了各部門經(jīng)理共識(shí)，對(duì)整體的崗位分析工作安排。
    二、崗位分析工作計(jì)劃制定注意事項(xiàng)
    一份好的工作計(jì)劃不僅能使組織達(dá)成目標(biāo)，還能促進(jìn)合理分工，提高工作效率，節(jié)約成本。因此制訂崗位分析計(jì)劃應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
    1. 崗位分析工作涉及的范圍很廣，需要各個(gè)部門主管與崗位任職人員的密切配合才能完成，其時(shí)間安排不合理，甚至與他們工作有沖突的話，就很難保證崗位分析如期進(jìn)行，按時(shí)完成，因此必須與部門主管事先溝通，計(jì)劃應(yīng)取得各部門主管支持達(dá)成共識(shí)。
    2. 崗位計(jì)劃出臺(tái)后，一定要組織對(duì)崗位分析工作內(nèi)容進(jìn)行說明，特別是應(yīng)收集的資料、文件、制度、流程等盡可能列出一份詳細(xì)的清單，給責(zé)任人（組織者）以明確的指導(dǎo)。
    3. 計(jì)劃的實(shí)施，必須進(jìn)行過程控制才能落實(shí)。因此，需要崗位分析小組組長(zhǎng)，切實(shí)按計(jì)劃去追蹤計(jì)劃完成情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，主動(dòng)幫助解決問題。才能保障計(jì)劃順利進(jìn)行。
    4. 應(yīng)注意工作質(zhì)量，不能為完成任務(wù)而忽視信息收集的完整性、有效性、準(zhǔn)確性。當(dāng)對(duì)某些具體任務(wù)不明確或標(biāo)準(zhǔn)不清晰時(shí)，一定要向崗位分析專家（資深管理者、HR管理者、顧問師）去咨詢，不要資料、信息收集完成了，可是對(duì)崗位分析工作的目標(biāo)與方向南轅北轍。
    三、確定信息收集的范圍和方法
    1. 確定崗位分析信息收集的范圍
崗位分析信息收集的范圍很廣。既包括企業(yè)的外部相關(guān)信息，也包括企業(yè)的內(nèi)部相關(guān)信息。綜合起來有三大類：一是工作的背景信息，二是與工作相關(guān)的信息。三是與崗位任職者相關(guān)信息。
    （1）工作的背景信息。包括：企業(yè)愿景、戰(zhàn)略目標(biāo)、企業(yè)文化特征、企業(yè)長(zhǎng)、中、短期規(guī)劃，年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、計(jì)劃與預(yù)算、企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、管理流程、人力資源管理制度、產(chǎn)品與服務(wù)、核心技術(shù)、行業(yè)信息、客戶信息、供應(yīng)商信息、顧客信息、市場(chǎng)信息、以及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息等。
    （2）與工作相關(guān)的信息。包括崗位設(shè)置，崗位在組織中的地位與作用，崗位具體工作內(nèi)容，崗位職責(zé)、工作權(quán)限、工作負(fù)荷、內(nèi)部溝通關(guān)系（上下級(jí)關(guān)系，橫向同部門崗位，同事關(guān)系等）外部溝通關(guān)系（客戶、供應(yīng)商、顧客、行業(yè)組織、政府與社會(huì)組織等）。工作條件（使用設(shè)備、工具，工作環(huán)境，崗位特征，工作地點(diǎn)），其它工作特征（職位對(duì)組織貢獻(xiàn)度，過失損害程度，履行職責(zé)所承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)，工作的難易程度，工作的獨(dú)立性、創(chuàng)新性）。
    （3）與崗位任職者相關(guān)的信息。包括任職者的受教育經(jīng)歷（學(xué)歷、專業(yè)背景、培訓(xùn)經(jīng)歷、實(shí)習(xí)經(jīng)歷），職業(yè)經(jīng)歷，職位相關(guān)工作經(jīng)歷。性別、年齡、健康狀況、崗位資格證書，基本技能（語(yǔ)言表達(dá)能力，文字書寫能力，電腦水平，軟件使用熟練度，外語(yǔ)水平，工具使用水平等），業(yè)務(wù)知識(shí)（與崗位有關(guān)的必須掌握的專業(yè)知識(shí)），管理知識(shí)（從事本崗位管理必須的管理知識(shí)），個(gè)人特質(zhì)（分析判斷能力，邏輯思維能力，統(tǒng)籌策劃能力，執(zhí)行力，創(chuàng)新力，組織能力，領(lǐng)導(dǎo)力，應(yīng)變能力等）。
    2. 崗位信息收集的方法選擇
崗位分析方法分為定量的方法和定性的方法。定性的方法主要有訪談法、問卷法、觀察法等；定量的方法主要有管理職位分析問卷法，功能性工作分析法等。在進(jìn)行崗位分析活動(dòng)時(shí)，要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展階段、企業(yè)文化、管理水平、員工素質(zhì)水平等因素，選擇合適的方法，同時(shí)要考慮崗位分析的技術(shù)水平，崗位分析人員的專業(yè)素質(zhì)，哪種方法成本費(fèi)用較低。為了獲得全方位的信息，一般企業(yè)會(huì)選擇幾種方法來綜合考慮實(shí)施。
    （1）觀察法：是崗位分析中獲得工作信息的普通方法之一。觀察法成功的關(guān)鍵是對(duì)觀察對(duì)象的選擇和溝通，它需要有充裕的時(shí)間來準(zhǔn)備，需要觀察人員具有較高的專業(yè)素質(zhì)，觀察技巧，適用于大量標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，工作內(nèi)容簡(jiǎn)單明了的重復(fù)性的崗位工作。以及文化水平有限，或不善于用口頭與文字來描述他們崗位職責(zé)的崗位任職者；不適合從事腦力勞動(dòng)的崗位和從事的崗位的工作內(nèi)容與活動(dòng)不規(guī)律的崗位。
觀察法需了解的內(nèi)容是：工作的對(duì)象是什么？需要完成什么樣的工作，為什么要完成這項(xiàng)工作；完成此工作需哪些設(shè)備和工具，和哪些崗位發(fā)生關(guān)系，其溝通的頻率是多少等。
    （2）訪談法：可獲得觀察法無法獲得的信息。通過對(duì)基準(zhǔn)崗位的任職者，任職者的上司，任職者同事等相關(guān)人員進(jìn)行一對(duì)一或者一對(duì)多的面對(duì)面交談來收集工作信息、數(shù)據(jù)，它可以較深入了解做什么工作，做這些工作的意義與作用，如何來做這些工作，完成工作的標(biāo)準(zhǔn)是多少。它是一種廣泛應(yīng)用的崗位分析方法，適用于所有的崗位與崗位任職者。
訪談法采用的是面對(duì)面的交流方式進(jìn)行，對(duì)崗位分析人員的素質(zhì)要求較高，對(duì)問題的理解要透徹，對(duì)訪談技巧的把握與運(yùn)用要恰到好處，既不能使訪問對(duì)象緊張，不知所措，也不能憑主觀思維誘導(dǎo)訪談對(duì)象，更不能使訪談跑出訪談提綱，使訪談會(huì)變成討論會(huì)、爭(zhēng)論會(huì)。在訪談對(duì)象回答問題時(shí)，有可能因?yàn)樽陨砝斫鈫栴}或者某些顧慮，很有可能只講好聽的，不講錯(cuò)失點(diǎn)，只講次要的，不說主要的，只講對(duì)自己有利的，不講對(duì)自己不利的，只講別的崗位不合諧的，不講其它崗位的優(yōu)點(diǎn)等。因此對(duì)訪談對(duì)象的回答的準(zhǔn)確性、有效性還待驗(yàn)證，所以訪談法不能單獨(dú)使用，一定要與其他方法結(jié)合使用，才能使獲得的信息完整、準(zhǔn)確、有效。
    （3）問卷調(diào)查法：是崗位分析方法中花費(fèi)的精力最少，也比較節(jié)省成的方法。它是由崗位分析專家人員（也可以是外部的專家，也可以是企業(yè)內(nèi)部具有崗位分析專業(yè)知識(shí)的人員），根據(jù)企業(yè)的崗位情況，事先設(shè)計(jì)好各種需獲得信息的問題，形成一份完整的問卷，然后通過問卷填寫培訓(xùn)與輔導(dǎo)，由崗位任職者填寫調(diào)查問卷，來獲取工作信息。問卷調(diào)查法收集信息應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是問卷設(shè)計(jì)內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，能反映應(yīng)收集的崗位信息內(nèi)容。二是對(duì)填寫者一定要進(jìn)行先期培訓(xùn)與輔導(dǎo)。三是注重對(duì)問卷的名稱、問題、答案等等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化編碼，對(duì)后期利用計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)，分析縮短時(shí)間。
問卷調(diào)查法只要問卷設(shè)計(jì)到位，收集的信息準(zhǔn)確，規(guī)范、含義不易混淆，它不與任職者工作時(shí)間的相沖突，甚至可以允許崗位任職者帶回家去填寫。但是如果要準(zhǔn)確地把問卷填寫，還應(yīng)具備一定的知識(shí)水平和理解能力的，因此，它不適合文化水平較低的崗位任職者。一般都是選擇以問卷調(diào)查為主要崗位分析方法，再輔以訪談法，觀察法等開展調(diào)查工作。
    （4）日志法：是讓?shí)徫蝗温氄甙衙刻斓墓ぷ魅蝿?wù)，活動(dòng)按要求用記錄表的形式記錄下來，供崗位分析人員了解該崗位工作信息的方法。它主要是收集工作職責(zé)，工作內(nèi)容、工作關(guān)系、勞動(dòng)強(qiáng)度等方面的信息。它的可使用范圍較小，只適用于工作循環(huán)周期太短，工作狀態(tài)較穩(wěn)定的崗位和人員。
日志法受崗位任職者的知識(shí)水平所限，適用面窄，每做一件事情或完成一件事情就要做記錄，干擾了員工正常工作。如果員工對(duì)崗位分析工作不重視或者崗位工作任務(wù)本身就比較繁重、繁瑣，就會(huì)遺漏許多關(guān)鍵的信息。再加之若未經(jīng)培訓(xùn)或培訓(xùn)不到位，所記日記內(nèi)容混亂，語(yǔ)句不通，隱藏某些活動(dòng)或者夸大某些行為，給日志的整理、歸納工作增加非常大的人力、物力。因此它只做為一種補(bǔ)充的崗位分析調(diào)查方法使用。
    （5）關(guān)鍵事件法：是指將工作成功或失敗的職務(wù)行為或?qū)徫还ぷ髟斐娠@著影響的“關(guān)鍵事件”，詳加記錄，收集信息后對(duì)其崗位特征和要求進(jìn)行分析研究的方法。它的主要目的是可以有效識(shí)別關(guān)鍵的工作任務(wù)和重要的工作職責(zé)，以及工作業(yè)績(jī)的好壞（成功與失敗，盈利與虧損，高效與低能等）。關(guān)鍵事件法收集的信息內(nèi)容包括：導(dǎo)致該事發(fā)生的原因與背景；有效的或多余的行為；行為產(chǎn)生的后果；這些后果是否為任職者所控制。它適用于員工較多或者崗位工作內(nèi)容過于復(fù)雜的崗位調(diào)查，不適用于崗位工作內(nèi)容簡(jiǎn)單，工作任務(wù)穩(wěn)定的崗位調(diào)查。應(yīng)用關(guān)鍵事件法收集崗位信息應(yīng)注意：一是調(diào)查的期限貫穿于整個(gè)事件的始終，不能只調(diào)查事件的一個(gè)階段；二是不僅要收集對(duì)個(gè)人與組織產(chǎn)生積極影響的關(guān)鍵事件，也要收集對(duì)個(gè)人與組織產(chǎn)生消極影響的關(guān)鍵事件；三是關(guān)鍵事件的數(shù)量需足夠說明問題，事件數(shù)目過少不能充分反映崗位的問題。
    通過對(duì)各種崗位分析方法的優(yōu)缺點(diǎn)、適用范圍、計(jì)劃收集的信息的內(nèi)容的分析，結(jié)合本企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、技術(shù)因素管理方式，工作特點(diǎn)、業(yè)務(wù)流程、方法應(yīng)用的時(shí)間成本和費(fèi)用成本、崗位分析人員的專業(yè)素質(zhì)等各種因素，方劍雄召開了一個(gè)由總經(jīng)理、HR部、各部門經(jīng)理、外聘顧問師參加的討論會(huì)，經(jīng)過充分的討論，達(dá)成了一致的意見，對(duì)公司的崗位分析采用以問卷調(diào)查法為主，訪談法為輔，結(jié)合觀察法，關(guān)鍵事件法為補(bǔ)充的崗位分析方法，并對(duì)實(shí)施步驟做了計(jì)劃與安排。