會(huì)議復(fù)盤工具

    時(shí)間：2022-05-27

 復(fù)盤工具1：

這個(gè)復(fù)盤法有4個(gè)步驟

即Goal（目標(biāo)回顧）、Result（結(jié)果陳述）、Analysis（過程分析）、Insight（歸類總結(jié)），

被稱為“GRAI復(fù)盤法”。

具體來說，可以按照這個(gè)順序來展開：

① 回顧目標(biāo)：當(dāng)初的目的或期望是什么

② 評(píng)估結(jié)果：和原定目標(biāo)相比有哪些亮點(diǎn)和不足

③ 分析原因：事情成功和失敗的根本原因，包括主觀和客觀兩方面

④ 總結(jié)規(guī)律：通過以上的分析找到事物更有效、更符合本質(zhì)規(guī)律的做法，比如需要實(shí)施哪些新舉措，需要繼續(xù)哪些措施等。

復(fù)盤工具2：

3W工作復(fù)盤會(huì)，主要使用ZOOM分組研討+石墨文檔在線編輯的方式。

在會(huì)議開始前，我們要做足夠的會(huì)前準(zhǔn)備：

 

一、What：回顧目標(biāo)，明晰成果。

操作要點(diǎn)：1.回顧任務(wù)總目標(biāo)；2.回顧目標(biāo)的達(dá)成情況

注意事項(xiàng)：請(qǐng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提前準(zhǔn)備關(guān)于目標(biāo)的數(shù)據(jù)信息，以及目標(biāo)達(dá)成的數(shù)據(jù)情況、并現(xiàn)場(chǎng)發(fā)布。

示例：課程開發(fā)指標(biāo)分析

目標(biāo)1：通過內(nèi)部分工，于x日之前完成x門課程開發(fā)（PPT、大綱）-90%

目標(biāo)2：完成x門課程錄制并在x月底之前全部上線（每周三門）-60%

目標(biāo)3：通過x平臺(tái)，在x月x日之前完成銷售課程x份，持續(xù)影響客戶-30%

目標(biāo)4：線下訂單數(shù)量在x月x日之前達(dá)到x個(gè)，涉及金額x萬-30%

二、So What：反思總結(jié)

【從好的部分來看】

操作步驟：

1.針對(duì)達(dá)成的目標(biāo)，做得好的有哪些？可以總結(jié)哪些經(jīng)驗(yàn)？

2.利用在線工具先發(fā)散出好的部分，通過分享去重，形成共識(shí)的部分；

3.分小組討論從好的部分中總結(jié)提煉的經(jīng)驗(yàn)有哪些？

應(yīng)用要點(diǎn)：

1.好的部分來自數(shù)據(jù)中標(biāo)準(zhǔn)綠的部分，要有的放矢、不能漫談；

2.經(jīng)驗(yàn)總結(jié)部分要有具體動(dòng)作，可以復(fù)制，重復(fù)使用。

【從需要改善的部分來看】

操作步驟：

1.針對(duì)沒有達(dá)成的目標(biāo)，需要改善的問題是什么？可以總結(jié)出哪些教訓(xùn)？

2.利用在線工具針對(duì)紅燈部分提煉關(guān)鍵問題，最好1-2個(gè)；

3.利用ZOOM分組工具分小組探析更深層次的原因有哪些？小組分享，形成待改善的關(guān)鍵問題；

4.根據(jù)時(shí)間和目標(biāo)決定是否要抓取教訓(xùn)

應(yīng)用要點(diǎn)：

1.關(guān)鍵問題不用太多，如果太多要分階段做；

2.問題的根因要小組之間互相質(zhì)詢。

三、Now What：行動(dòng)改進(jìn)

操作要點(diǎn)：

1.接下來的改進(jìn)行動(dòng)是什么？哪些是需要堅(jiān)持做的，哪些是需要增加的，哪些是需要停止做的？

2.將好的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)讓大家看到，分小組探討堅(jiān)持、增加、刪除的有哪些？

3.白板輪換，讓小組互相優(yōu)化和質(zhì)疑，確保達(dá)成共識(shí)。

注意事項(xiàng)：

1.要多回顧前面的內(nèi)容，讓小組基于前面討論的內(nèi)容聚焦行動(dòng)；

2.白班輪換的指令要清晰明確。

相比較快速總結(jié)會(huì)和項(xiàng)目復(fù)盤研討會(huì)而言，3W工作復(fù)盤更加適合事件和小型項(xiàng)目，不會(huì)過于簡(jiǎn)單，也不會(huì)過于復(fù)雜。

 

而在在線工作復(fù)盤會(huì)中，我們?nèi)匀灰⒁猓?/span>

1.環(huán)環(huán)緊扣，基于數(shù)據(jù)部分提煉經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，不要太發(fā)散，引導(dǎo)師要經(jīng)常提醒；

2.在線時(shí)間有限的情況下需要提前準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，讓大家共同看見；

3.有些問題達(dá)不成一致的時(shí)候要暫懸，休息下再?zèng)Q定怎么處理。

 復(fù)盤工具3：

OKR復(fù)盤會(huì)的三大關(guān)鍵：
第一、對(duì)齊認(rèn)知 —— OKR復(fù)盤會(huì)的「第一性原則」
這個(gè)會(huì)議不以「效率」為第一目標(biāo)，而是以「對(duì)齊認(rèn)知」（Everyone on the same page）為第一目標(biāo)。因?yàn)槠綍r(shí)交流不夠充分，所以要?jiǎng)?chuàng)造環(huán)境，留足時(shí)間，讓大家交流。開會(huì)的過程有點(diǎn)像燉湯，小火慢燉，到一定時(shí)候，食物的味道會(huì)自然揮發(fā)出來，大家之間無間交流的感覺也會(huì)逐步體現(xiàn)。
第二、統(tǒng)一站位 —— 對(duì)齊認(rèn)知的前提
支撐「對(duì)齊認(rèn)知」有一個(gè)基礎(chǔ)，即要讓所有參會(huì)者都能站在「集體」的位置考慮全局利益，而不是自己的角度考慮局部利益。我們稱之為「統(tǒng)一站位」。舉個(gè)例子，公司高管平日都有兩頂帽子，一個(gè)叫部門主管，另一個(gè)叫企業(yè)經(jīng)營(yíng)者。來參加這個(gè)會(huì)議時(shí)，就要能切換到企業(yè)經(jīng)營(yíng)者角度。這是「對(duì)齊認(rèn)知」的前提。
第三、閉關(guān)開會(huì) —— 升華復(fù)盤會(huì)氛圍的必要條件
日常開會(huì)時(shí)，大家不可避免的要看手機(jī)，操作電腦，出去接聽電話，這些對(duì)于OKR復(fù)盤會(huì)的氛圍都是極大傷害。其實(shí)OKR復(fù)盤會(huì)看得好不好，有一個(gè)潛在的關(guān)鍵點(diǎn)就是看會(huì)議氛圍：大家是否進(jìn)入一種坦誠(chéng)相待的狀態(tài)。而如果一個(gè)會(huì)議總是被干擾，被中斷，是無法進(jìn)入這種狀態(tài)的。所以O(shè)KR復(fù)盤會(huì)最好在閉關(guān)情況下進(jìn)行，比如找周末的下午進(jìn)行。
OKR復(fù)盤的基本流程
復(fù)盤的系統(tǒng)很簡(jiǎn)單，包含兩大類問題共6個(gè)問題。
第一、當(dāng)季度OKR設(shè)定和執(zhí)行情況
包含：
當(dāng)季度OKR目標(biāo)設(shè)定是否OK？
當(dāng)季度OKR執(zhí)行是否到位？
季度OKR執(zhí)行過程中，有什么地方好，有什么地方不好？
怎樣采取措施，固化經(jīng)驗(yàn)，防止問題再次發(fā)生。
第二、對(duì)比年度OKR和季度OKR
季度OKR的進(jìn)展是否有效支撐了年度OKR的達(dá)成？
年度OKR是否需要作出調(diào)整？
在具體復(fù)盤的時(shí)候，有如下注意事項(xiàng)：
一定要確保合適的人參會(huì) —— 哪些是合適的人？對(duì)季度OKR負(fù)有責(zé)任的人，除此之外，哪怕是相關(guān)，但沒有責(zé)任，都不適合參加OKR復(fù)盤會(huì)，對(duì)會(huì)議正常進(jìn)行有很大干擾。
一定要做會(huì)前充分溝通 —— 讓關(guān)鍵的與會(huì)者理解OKR復(fù)盤會(huì)的價(jià)值，給大家提前布置作業(yè)，就是讓大家提前寫下自己對(duì)上述問題的答案。
會(huì)議主持必須到位 —— 嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議紀(jì)律（比如準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，無手機(jī)，無電腦原則），讓所有參會(huì)者針對(duì)上述問題，一一回答。注意，是每一個(gè)問題，大家輪流談一圈，再開始下一個(gè)問題。會(huì)議主持人不要直接參與討論，他的主要職責(zé)是用各種方式維護(hù)會(huì)議秩序，確保大家在正確的討論方向上。如果個(gè)別人影響會(huì)議進(jìn)展，比如不遵守發(fā)言規(guī)則，要及時(shí)公開指出并糾正。此時(shí)必須體現(xiàn)出權(quán)威性，否則就無法維持會(huì)議的儀式感。
復(fù)盤的收獲
第一、對(duì)齊所有人認(rèn)知
前面說過OKR復(fù)盤會(huì)的第一性原則是以「對(duì)齊認(rèn)知」為首要目標(biāo)，為何這樣講？因?yàn)閺?fù)盤看的是「結(jié)果」，好的結(jié)果來自于「正確的目標(biāo)設(shè)定」和「執(zhí)行到位」。而無論執(zhí)行還是目標(biāo)設(shè)定，其效果都取決于「共識(shí)」，即大家對(duì)于企業(yè)的外部環(huán)境與挑戰(zhàn)，企業(yè)內(nèi)的組織和資源，關(guān)鍵崗位的人員與職責(zé)，主攻方向和打法等方面是否有共同的認(rèn)知？如果這些方面缺少共識(shí)，其實(shí)大家無法認(rèn)同一個(gè)目標(biāo)，自然也不會(huì)有好的執(zhí)行。
OKR復(fù)盤會(huì)有兩個(gè)基盤，分別是季度OKR的設(shè)定和季度OKR的執(zhí)行結(jié)果，這兩個(gè)都是客觀現(xiàn)實(shí)，通過觀察客觀現(xiàn)實(shí)，并且如實(shí)回答上述OKR復(fù)盤的問題，就能充分挖掘出大家內(nèi)心的想法，這些想法拼起來，就是一個(gè)完整的世界。比如通過復(fù)盤，我們能看到每一個(gè)團(tuán)隊(duì)的管理能力，包含設(shè)定目標(biāo)的水準(zhǔn)和使命必達(dá)的文化都能顯現(xiàn)在燈光下，360度無死角。大家很容易對(duì)這個(gè)團(tuán)隊(duì)管理水平達(dá)成共識(shí)，也能發(fā)現(xiàn)改進(jìn)的機(jī)會(huì)點(diǎn)。
第二、發(fā)現(xiàn)「房間里的大象」
「房間里的大象」指的是那種大家平時(shí)都能意識(shí)到，也知道很重要，但是卻總是在躲避的事情或者人。這體現(xiàn)出深層次的矛盾，一種大家共同不愿意面對(duì)的深層次矛盾。OKR復(fù)盤會(huì)通過挖掘每個(gè)人內(nèi)心的想法，同時(shí)讓大家在無壓力的情況下說出來，引起共鳴，從而把「房間里的大象」找到，呈現(xiàn)在桌子上。
其實(shí)具體到每個(gè)人的工作和生活，都有「房間里的大象」若隱若現(xiàn)，但出于逃避心理，我們一般都會(huì)視而不見，選擇與之和平共處，直到有一天忍無可忍。但是對(duì)一個(gè)組織而言，如果等到忍無可忍的時(shí)候再去面對(duì)「房間里的大象」，損失就太大了。
OKR復(fù)盤會(huì)不僅談目標(biāo)設(shè)定和完成情況，也談深層次的矛盾，也談那些讓我們糾結(jié)的人。通過坦誠(chéng)面對(duì)這些問題，我們能有勇氣面對(duì)「房間里的大象」。
第三、找到「自評(píng)和自我批評(píng)」的切入點(diǎn)
以前想在組織內(nèi)推行「批評(píng)與自我批評(píng)」，但是一直沒有找到合適的切入點(diǎn)，因?yàn)楹芏嗳瞬]有做過「務(wù)虛」，也不知道這種「務(wù)虛」的價(jià)值。但是通過OKR復(fù)盤會(huì)，發(fā)現(xiàn)切入點(diǎn)。
我們需要參會(huì)的每個(gè)人說出自己內(nèi)心的答案，這里有一個(gè)前提，需要大家都能站在組織的層面，而不是自己團(tuán)隊(duì)的層面，這一點(diǎn)非常關(guān)鍵。如果大家此時(shí)還坐在各自部門的角度，就無法繼續(xù)進(jìn)行。請(qǐng)大家分別講出自己擔(dān)心，彼此之間坦誠(chéng)相待。只要會(huì)議主持人能維持會(huì)議氛圍，大家會(huì)自然進(jìn)入「批評(píng)與自我批評(píng)」的狀態(tài)，因?yàn)橛懻撌菄@「事」展開，而且會(huì)議要求「人人平等」，每個(gè)人都需要坦誠(chéng)?？梢哉f，這是做OKR復(fù)盤之后一個(gè)意外的收獲 —— 通過「OKR復(fù)盤」這種務(wù)實(shí)，來達(dá)到「批評(píng)與自我批評(píng)」這種務(wù)虛的目的。
OKR 復(fù)盤的整個(gè)過程中，很重要的一個(gè)主線是“問責(zé)”，問責(zé)的目的不是“獎(jiǎng)懲”，而是要建立一個(gè)有承擔(dān)的團(tuán)隊(duì)，從高層到基層，不斷的反省和承認(rèn)錯(cuò)誤，通過試錯(cuò)來學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)，從而應(yīng)對(duì)復(fù)雜的現(xiàn)實(shí)。
復(fù)盤的另外一個(gè)核心任務(wù)是關(guān)注承諾型 OKR 的達(dá)成，這個(gè)是組織和團(tuán)隊(duì)中很容易忽略的一點(diǎn)。在 OKR 的實(shí)施過程中，組織和團(tuán)隊(duì)必須協(xié)調(diào)資源力保承諾型 OKR 的完成。理論上來說，承諾型 OKR 一般都是組織中事關(guān)生死的事情，其聚焦當(dāng)下，解決的是溫飽；挑戰(zhàn)型 OKR 一般是面向未來，關(guān)注于發(fā)展和增長(zhǎng)創(chuàng)新，奔向小康的。
如果一個(gè)團(tuán)隊(duì)的承諾型 OKR 沒有完成，團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該快速進(jìn)行團(tuán)隊(duì)盤點(diǎn)，認(rèn)真協(xié)助團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)問題及改進(jìn)。如果承諾型 OKR 的完成總是出現(xiàn)問題，團(tuán)隊(duì)可能要進(jìn)行調(diào)整，需要對(duì)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)、團(tuán)隊(duì)優(yōu)先級(jí)、團(tuán)隊(duì)資源、團(tuán)隊(duì)技能等進(jìn)行深度挖掘，找到力保承諾型 OKR 完成的措施。
通過個(gè)人、團(tuán)隊(duì)、組織不同層級(jí)的復(fù)盤，不斷使得公司進(jìn)入認(rèn)知和學(xué)習(xí)的正向循環(huán)中，不斷在核心業(yè)務(wù)上完成挑戰(zhàn)和突破，從而帶來組織的高速增長(zhǎng)。這個(gè)在“系統(tǒng)思考”中稱為“增強(qiáng)回路”，也就是大家俗稱的“增長(zhǎng)飛輪”，這個(gè)在亞馬遜身上有著非常明顯的體現(xiàn)。我們說的“指數(shù)型增長(zhǎng)”和“10X 倍速增長(zhǎng)”，都是指這個(gè)。