崗位說(shuō)明書，實(shí)質(zhì)上是所有人力資源管理工作的起點(diǎn)，雖然許多HR對(duì)它的定義耳熟能詳，但真正編寫規(guī)范的企業(yè)并不太多。

       雖然崗位說(shuō)明書在國(guó)內(nèi)應(yīng)用已有十幾年，但實(shí)際上，除了一些管理意識(shí)超前的企業(yè)，建立了成套的崗位說(shuō)明書體系，并且應(yīng)用于人才管理的各個(gè)領(lǐng)域，大多數(shù)中小型企業(yè)在崗位說(shuō)明書的編寫方面仍存在諸多問(wèn)題，而且一般只應(yīng)用于招聘領(lǐng)域，甚至有些小企業(yè)在招聘時(shí)都是復(fù)制招聘網(wǎng)站上其他貌似同崗位的說(shuō)明書來(lái)用。千篇一律的崗位說(shuō)明書，如何吸引符合你真實(shí)需要的人才呢？

       崗位說(shuō)明書，又稱為職務(wù)說(shuō)明書或職位說(shuō)明書，是對(duì)崗位工作的性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、環(huán)境、處理方法以及對(duì)崗位工作人員的資格條件的要求所做的總體的描述和確定，也是明確企業(yè)期望員工做些什么、員工應(yīng)該做些什么、應(yīng)該怎么做和在什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯。它是通過(guò)工作分析過(guò)程，用規(guī)范的文件形式對(duì)組織內(nèi)各類崗位的工作性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、權(quán)限、工作內(nèi)容和方法、工作條件、崗位名稱、職種職級(jí)以及該崗位任職人員的資格條件、考核項(xiàng)目等做出統(tǒng)一的規(guī)定。

崗位說(shuō)明書構(gòu)成“六要素”

       一份崗位說(shuō)明書主要包括崗位名稱、崗位職責(zé)、任職條件、崗位所要求的技能，工作對(duì)個(gè)性的要求也可以寫在崗位說(shuō)明書中。崗位說(shuō)明書應(yīng)該包括以下主要內(nèi)容：

1、崗位基本信息：包括崗位名稱、崗位工作編號(hào)、崗位級(jí)別、上級(jí)崗位、同級(jí)崗位、下屬崗位、匯報(bào)關(guān)系、直屬主管、所屬部門、工資等級(jí)、工資標(biāo)準(zhǔn)、所轄人數(shù)、工作性質(zhì)、工作地點(diǎn)、崗位分析日期、崗位分析人等。

2、崗位工作概述：簡(jiǎn)要說(shuō)明崗位工作的內(nèi)容，并逐項(xiàng)說(shuō)明崗位工作活動(dòng)的內(nèi)容，以及各活動(dòng)內(nèi)容所占時(shí)間百分比，活動(dòng)內(nèi)容的權(quán)限；執(zhí)行的依據(jù)等。能用一句話概括崗位的工作內(nèi)容最好，無(wú)須詳述。

3、崗位工作責(zé)任：這是主要列項(xiàng)，包括直接工作責(zé)任與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，要逐項(xiàng)列出任職者工作職責(zé)，還要確認(rèn)其職權(quán)，做到權(quán)責(zé)對(duì)等。一般來(lái)說(shuō)，盡可能的使用簡(jiǎn)潔詞句，說(shuō)明工作中的主要內(nèi)容，建議內(nèi)容不超過(guò)10條為宜。

4、崗位任職資格：即從事該項(xiàng)崗位工作所必須具備的基本資格條件。比如年齡、學(xué)歷、職稱、工作經(jīng)驗(yàn)、工作能力，這是一般的要求，還有個(gè)性特點(diǎn)、體力要求以及其他方面的要求。

5、工作輪換與晉升通道：明確員工可以輪換的工作及員工未來(lái)的職業(yè)發(fā)展通道，能夠促進(jìn)員工自己進(jìn)行技能的學(xué)習(xí)或制定自己的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，有利于員工及公司的進(jìn)一步發(fā)展。

6、明確內(nèi)外部溝通關(guān)系：包括企業(yè)內(nèi)部上、下級(jí)溝通協(xié)作關(guān)系，還要明確外部客戶或外部機(jī)關(guān)的關(guān)系。

崗位說(shuō)明書應(yīng)用“五功能”

編寫崗位說(shuō)明書，可便于員工理解崗位所要求的能力、工作職責(zé)、衡量的標(biāo)準(zhǔn)，讓員工有一個(gè)可遵循的原則，也便于上級(jí)對(duì)員工進(jìn)行考核。一句話，崗位說(shuō)明書就是工作衡量標(biāo)準(zhǔn)，就是工作指導(dǎo)書。

崗位說(shuō)明書主要有以下作用或用途：

1、便于人員管理。便于員工理解崗位所要求的能力、工作職責(zé)、衡量的標(biāo)準(zhǔn)，讓員工有一個(gè)可遵循的原則。一線的主管、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都可以明確知道每一個(gè)崗位的工作內(nèi)容、職責(zé)、管理權(quán)限、崗位的組成人員等，便于管理、指揮和協(xié)調(diào)，員工也可以明確自己的工作內(nèi)容與職責(zé)、要求等。

2、招聘員工的依據(jù)。比如要招一個(gè)部門主管，首先就要了解這個(gè)崗位需具備哪些條件，要寫一個(gè)招聘申請(qǐng)表，由人力資源部來(lái)依此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行面試、工作安排等，這些崗位的要求都可以參照崗位說(shuō)明書來(lái)做。

3、績(jī)效考核的基礎(chǔ)。崗位說(shuō)明書使績(jī)效考核有章可循，同時(shí)，也是績(jī)效指標(biāo)提取的依據(jù)。而且在勞動(dòng)合同里明確列明其崗位職責(zé)，有利于規(guī)避后期可能的因員工不勝任的辭退風(fēng)險(xiǎn)。

4、人才培養(yǎng)的參考。在人才培養(yǎng)與開發(fā)的規(guī)劃中，可以了解該崗位需要哪方面的提升培訓(xùn)。此外，它還是建立勝任力素質(zhì)模型的基礎(chǔ)。

5、人力資源規(guī)劃的基石。在崗位說(shuō)明書中的一項(xiàng)重要的內(nèi)容就是員工的晉升通道。人力資源經(jīng)理和一線經(jīng)理在進(jìn)行交流的時(shí)候，或在做人力資源規(guī)劃的時(shí)候，也要用到崗位說(shuō)明書。

崗位說(shuō)明書編寫“八注意”

1、崗位說(shuō)明書一般由人力資源部門來(lái)統(tǒng)一協(xié)調(diào)編寫、修訂、歸檔管理。由人力資源部統(tǒng)一協(xié)調(diào)各部門進(jìn)行編寫，隨時(shí)根據(jù)各崗位的變動(dòng)與需求的變化而進(jìn)行調(diào)整，人力資源部安排時(shí)間、人員進(jìn)行修訂、審批、頒布實(shí)施與歸檔管理。

2、在編寫過(guò)程中一定要遵循一個(gè)原則：咨詢?nèi)藛T主導(dǎo)、人力資源部推進(jìn)、各部門主管協(xié)調(diào)、員工參與。保持參與人員的多樣性和層次感，避免純粹的由咨詢?nèi)藛T編寫或人力資源部撰寫崗位說(shuō)明書的現(xiàn)象出現(xiàn)；也不要只是一線經(jīng)理、主管參與，各部門各崗位的員工都有一定的比例組成，這樣既讓員工有了參與感，易于接受，同時(shí)也能盡量避免出現(xiàn)遺漏或工作之中的協(xié)調(diào)困難。

3、編寫前，由人力資源部發(fā)出標(biāo)準(zhǔn)崗位說(shuō)明書表格或者內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)格式。表格化是為了讓大家一目了然，易于查看、操作和調(diào)整。盡量不要純粹的使用word形式，分不清組成與主次。

4、做好撰寫前的培訓(xùn)工作。除了咨詢?nèi)藛T做好培訓(xùn)課件、培訓(xùn)安排外，還要做好崗位說(shuō)明書填寫人員的篩選、培訓(xùn)、指導(dǎo)工作。要明確由誰(shuí)來(lái)填寫崗位說(shuō)明書，一般的部門主管和崗位的直接管理者擔(dān)任撰寫的主要工作。針對(duì)這一點(diǎn)，要確定做好所需培訓(xùn)人員的挑選，除了相關(guān)管理人員外，還要有一些關(guān)鍵崗位的員工參加。

5、在編制中，文字簡(jiǎn)潔明了，通俗易懂；內(nèi)容要越具體越好，避免形式化、書面化。所要填寫的內(nèi)容不要過(guò)于復(fù)雜，更不能去咬文嚼字，否則員工看不懂，只能成為擺設(shè)。

6、崗位說(shuō)明書最好是根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行制定，要分清企業(yè)類型。商業(yè)企業(yè)和生產(chǎn)型企業(yè)的崗位說(shuō)明書有很大的區(qū)別；而且，崗位說(shuō)明書的基本格式，也要因不同的情況而異。

7、崗位說(shuō)明書描述的對(duì)象是工作本身，而與從事這項(xiàng)工作的人無(wú)關(guān)。切忌把某一個(gè)員工的特點(diǎn)上升為一個(gè)崗位的說(shuō)明書，畢竟再優(yōu)秀的員工也只是一個(gè)個(gè)例，不是標(biāo)準(zhǔn)。

8、崗位說(shuō)明書不是一蹴而就的事，也不是一勞永逸的工作。一份合格的、完整的崗位說(shuō)明書，要不斷地進(jìn)行修訂與完善。至少在咨詢階段要經(jīng)過(guò)幾次反復(fù)修改才能最終成型。項(xiàng)目結(jié)束后，人力資源部門還要根據(jù)企業(yè)的不同發(fā)展階段，工作側(cè)重點(diǎn)發(fā)生的變化，工作內(nèi)容會(huì)有所調(diào)整，職責(zé)、職權(quán)、職業(yè)通道等都會(huì)隨之有一定的改變。當(dāng)企業(yè)組織系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)常出現(xiàn)崗位增加、撤消的情況，更常見的情形便是崗位的某項(xiàng)工作職責(zé)和內(nèi)容的變動(dòng)，甚至于每一次工作信息的變動(dòng)，都應(yīng)該要求及時(shí)記錄在案，并迅速反映到崗位說(shuō)明書的調(diào)整之中。在碰到崗位說(shuō)明書要加以調(diào)整的情況時(shí)，一般由崗位所在部門的負(fù)責(zé)人，向人力資源部提出申請(qǐng)，并填寫標(biāo)準(zhǔn)的崗位說(shuō)明書修改表，由人力資源部門進(jìn)行信息收集，并對(duì)崗位說(shuō)明書做出相應(yīng)的修改。

       關(guān)于崗位說(shuō)明書的修訂可以是定期的或不定期的。隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，根據(jù)需要對(duì)崗位說(shuō)明書進(jìn)行適當(dāng)?shù)男拚脱a(bǔ)充，以便與公司的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r保持同步。

       只有企業(yè)HR充分明晰了崗位說(shuō)明書的定義、構(gòu)成和其重要應(yīng)用價(jià)值，才能給予其充分的重視，投入更多的人力、物力、財(cái)力來(lái)做好一份完善的崗位說(shuō)明書體系。同時(shí)在編寫過(guò)程中遵循一定原則和流程，才能達(dá)到事半功倍的效果。